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O eSocial, novo programa do governo federal com vigência prevista para outubro de 2014, integra uma complexa rede de obrigações eletrônicas de prestação de informações dos empregadores à Receita Federal do Brasil e às Secretarias Estaduais, conhecida como Sped (Sistema Público de Escrituração Digital). A cada ano, o Sped vem "cercando" o contribuinte brasileiro para manter suas informações atualizadas perante os governos federal e estaduais, exigindo que dados de empresas sejam enviados de forma precisa e consistente.
Esse novo sistema eletrônico de informações abrigará, fundamentalmente, obrigações decorrentes das relações trabalhistas e previdenciárias. E fará com que os dados, até então arquivados dentro das próprias empresas, interajam com o ambiente criado pelo eSocial, gerando uma única fonte de informações constantemente disponível para os diversos órgãos do governo envolvidos no projeto. Isso permitirá maior dinamismo e acessibilidade a tais informações e diminuirá, ao longo do tempo, a obrigatoriedade de arquivamento de grande parte de documentos, bem como a quantidade das variadas obrigações acessórias trabalhistas e previdenciárias existentes, desburocratizando, assim, os procedimentos trabalhistas.
Com o controle mais "apertado" das autoridades fiscais e considerando que a totalidade das informações das áreas trabalhista e previdenciária será disponibilizada periodicamente pelas empresas em ambiente eletrônico, prevê-se um significativo aumento da carga tributária. Isso ocorrerá tanto pela regularização de diversos procedimentos que até então podem estar em desacordo com a legislação vigente, como pela imposição de penalidades às empresas, expondo-as a riscos que, até o momento, não eram verificados pela fiscalização.
Os benefícios poderão ser percebidos em médio e longo prazo, mas, por enquanto, os desafios da mudança devem ocupar as agendas dos empresários e da alta administração das empresas, uma vez que foi alterado o formato de envio das informações às autoridades fiscais, exigindo uma nova cultura para as práticas trabalhistas, previdenciárias e fiscais até então adotadas. O eSocial exigirá das empresas uma importante integração com as demais informações financeiras e contábeis já compreendidas pelo sistema SPED há alguns anos. As empresas deverão ainda ter uma maior integração e comunicação entre seus departamentos e áreas de negócios, deixando de existir o "dono da informação", como o departamento financeiro, o departamento contábil, o jurídico ou o RH.
Nesse contexto, as empresas deverão se preparar, não somente para a elaboração correta das informações enviadas às autoridades fiscais no layout exigido pelos atos normativos, mas, principalmente, para se reestruturar fazendo com que o sistema eSocial seja suprido com dados uniformes, consistentes e atualizados.
A área de recursos humanos, de forma geral, precisará se adaptar muito a essa nova realidade porque, embora algumas empresas já possuam sistemas que administram os dados da área, existe a necessidade de se adequarem ao novo formato e à nova forma de envio das informações relativas às relações trabalhistas e previdenciária. As informações devem ser precisas e entregues no momento exato, demandando, assim, eficiência das equipes internas e sistema estruturado para atender à nova demanda, bem como a definição clara de processos internos com uma importante coordenação de todos os dados.
A PwC Brasil realizou uma pesquisa com 48 empresas de diversos setores da economia - a maioria de capital aberto e de grande porte - com o objetivo de analisar justamente como estão se preparando para cumprir as obrigações do eSocial. Do universo pesquisado, 75% já possuem um plano de ação definido e estão em fase de implementação para se adequarem a essas novas exigências.
A pesquisa indica que 32,8% das empresas consideram que a principal dificuldade para adequação às novas exigências é a mudança cultural que a organização terá que enfrentar e 44% acreditam que o principal motivo das dificuldades a que o novo sistema exige deve-se à necessidade de integração de dados de diversas fontes e origens. As empresas manifestaram-se também sobre os ganhos e benefícios que o eSocial trará, pois, com a preparação e a adequação correta, poderão fazer melhorias no cumprimento da legislação trabalhista, previdenciária, social e fiscal, evitando, assim, problemas como multas e processos trabalhistas e administrativos.