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O eSocial requer mudanças além da folha
Parte do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), o eSocial será um avanço na sistemática de obrigações acessórias.
O país está às vésperas de uma nova mudança regulatória importante: o eSocial. A partir de 2014 todos os empregadores brasileiros serão obrigados a registrar as informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relacionadas à contratação de mão de obra com ou sem vínculo empregatício por meio desse novo sistema eletrônico.
Parte do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), o eSocial será um avanço na sistemática de obrigações acessórias. As informações ficarão armazenadas no ambiente nacional do eSocial, possibilitando que todos os órgãos envolvidos no projeto – Ministério do Trabalho e Emprego, Ministério da Previdência Social, Instituto Nacional do Seguro Social – INSS, Ministério da Fazenda, Receita Federal do Brasil e Caixa Econômica Federal – tenham acesso a elas.
Ao mesmo tempo em que reduz a burocracia simplificando o envio das informações aos diversos órgãos governamentais, o eSocial também facilita a fiscalização das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais por meio do cruzamento eletrônico e verificação de dados.
O eSocial tende a contribuir pouco para melhorar a competitividade e a facilidade para fazer negócios no Brasil
O grande desafio para as empresas não é apenas cumprir com o envio das informações a partir do próximo ano, mas garantir a qualidade da informação e manter 100% da operação em conformidade com a nova regulação. O mais preocupante é que, embora algumas empresas já tenham iniciado projetos de adequação às novas regras, a maioria ainda não tomou providências. De acordo com uma pesquisa da Receita Federal, 70% das empresas não possuem um projeto interno ou profissionais dedicados à adequação ao eSocial.
Entre as empresas pesquisadas, 82% entendem que o departamento de recursos humanos é o responsável pelas informações requeridas pelo eSocial. Na realidade, o esforço necessário vai além dos ajustes nos sistemas de folha de pagamento e em outros processos de RH. Para atender os requisitos, diversos processos de gestão de pessoas precisam ser readequados, envolvendo áreas como saúde, segurança e meio ambiente, jurídico, gestão de terceiros etc, além dos impactos na operação e no modelo de negócios da empresa.
Imagine o caso de uma empresa do varejo que precise contratar muitos empregados por prazo determinado para o período de fim de ano. Antes do primeiro dia de trabalho, os temporários devem estar cadastrados no sistema com todas as informações necessárias para o cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias, sociais e fiscais. Isto exigirá maior planejamento nas contratações e orientação adequada para garantir a correta entrega dos documentos para a contratação em tempo hábil, bem como para seu desligamento ao fim do período.
Diante desse cenário, não causa surpresa que 41% das empresas pesquisadas acreditem que terão mais dificuldade em lidar com as mudanças culturais e 38%, com os processos internos e governança. Para 60% das empresas, o principal motivo de dificuldades virá das distintas origens dos dados e para 21% da qualidade e do conteúdo e das informações.
Além das possíveis falhas nas bases de dados e de erros operacionais na geração das informações, eventuais não conformidades com a legislação trabalhista, previdenciária e fiscal, muitas vezes desconhecidos pela administração, ficarão mais evidentes podendo gerar multas e autuações, inclusive com relação ao período não prescrito.
Diante de tais riscos, manter a empresa em situação regular vai exigir fundamentalmente uma mudança de cultura, não apenas dos profissionais de RH envolvidos diretamente na manutenção dos processos de gestão de pessoas, mas também dos gestores – muitas vezes responsáveis pelas informações relacionadas às obrigações incluídas no eSocial – e até dos próprios empregados, que terão obrigação de comunicar mudanças de endereço ou escolaridade, por exemplo.
É possível se estabelecer controles e auditoria interna para garantir que todas as alterações relevantes na vida funcional dos profissionais sejam reportadas tempestivamente, mas se estes não forem desenhados de maneira inteligente podem custar caro e engessar a operação. Nessas situações, normalmente o melhor caminho é desenvolver uma cultura de conformidade.
O eSocial vai de fato contribuir para diminuir a burocracia no envio de informações para as autoridades, contudo a adequação à nova realidade exige investimento de tempo e de recursos. Embora, como o governo ressalta, nenhuma obrigação nova esteja sendo criada, nem todas as empresas conseguem atender as exigências da extensa regulamentação do trabalho no Brasil. Diante da complexidade da regulamentação, o eSocial tende a contribuir pouco para melhorar a competitividade e a facilidade para fazer negócios no Brasil. No quesito gestão de pessoas, o país figura entre os países com o maior número de exigências e maior custo para contratar, manter e desligar um empregado – Doing Business, World Bank, 2013.
É imperativo que ao assumir mais essa obrigação as empresas procurem modos inteligentes de fazê-lo, redesenhando processos, capacitando empregados e gestores, mudando políticas, procedimentos e posturas, para que o cumprimento pleno da regulamentação do trabalho esteja alinhado ao seu modelo de negócios. É fundamental que a adequação ao eSocial evite adicionar custos à cadeia de valor das empresas, especialmente daquelas que atuam em setores cuja competitividade é inferior aos padrões de desempenho internacional.